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COD Técnico

1. Introdução
2. Diagrama de execução do Acompanhamento Técnico de Divergência - ATD
3. Objetivos do ATD
4. Terminologia
5. Responsabilidade
6. Abrangência do ATD
7. Classificação das Divergências quanto ao Impacto Operacional da Falha – IOF
8. Etapas do ATD
   • 8.1. Cadastramento do COD
   • 8.2. Análise e implementação das disposições
   • 8.3. Análise e implementação das ações corretivas
   • 8.4. Encerramento do COD
9. Disposições finais

1. Introdução

Esta publicação tem como objetivos:

1. Esclarecer as Unidades da Petrobras e o mercado fornecedor de materiais, em complemento aos documentos normativos e procedimentos da atividade, sobre o Comunicado de Ocorrência de Divergência – COD - Técnico;
2. Apresentar a atividade de Acompanhamento Técnico de Divergências - ATD, gerenciada pelo MATERIAIS/CDBS/ATF, e seus mecanismos de apoio às Unidades da Petrobras para a solução de divergências de materiais, e de realimentação do Cadastro de Fornecedores da Petrobras.

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2. Diagrama de Execução do Acompanhamento Técnico de Divergências – ATD

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3. Objetivos do ATD

O Acompanhamento Técnico de Divergências – ATD tem por objetivos:

1. Promover ações junto ao fabricante do material, de modo a agilizar a disposição das divergências técnicas e assim, atender as necessidades do usuário;
2. Acionar o fabricante do material para análise das causas das divergências técnicas, implementando ações corretivas em seu Sistema de Gestão da Qualidade, visando eliminar a possibilidade de que essas divergências venham a ocorrer novamente;
3. Atualizar o cadastro do fabricante, inclusive tomando ações para sua adequação em função do andamento do ATD;
4. Realimentar as Unidades da PETROBRAS envolvidas, visando eventuais ações corretivas para eliminação de inadequações de projeto, especificação, manutenção ou operação do material.

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4. Terminologia

4.1 Ação corretiva: ação implementada pelo fabricante para eliminar a causa de uma não conformidade em seu Sistema da Qualidade, de forma a evitar a sua repetição;

4.2 Acompanhamento Técnico de Divergências - ATD: atividade gerenciada por Materiais, através do MATERIAIS/CDBS/ATF, no sentido de eliminar as divergências técnicas de materiais, comunicadas formalmente através de um Comunicado de Ocorrência de Divergência – COD - Técnico, e evitar sua reincidência;

4.3 Comunicado de Ocorrência de Divergência - COD:é o documento encaminhado por uma Unidade da PETROBRAS, ao MATERIAIS/CDBS/ATF, comunicando a ocorrência de divergência técnica de material, visando ações através de ATD;

4.4 Disposição: ação a ser implementada pelo fabricante, de modo a solucionar a divergência técnica do material. As ações de disposição podem ser através de reparo, retrabalho ou substituição do material;

4.5 Divergência (técnica): não atendimento às condições técnicas contratuais previstas para o fornecimento do material, observados pelo usuário no decorrer do seu recebimento, armazenamento, manutenção ou operação, e que torna inadequado o seu desempenho ou a sua qualidade intrínseca;

4.6 Família de material: é um conjunto de materiais assemelhados, os quais, pelo seu porte, processo de fabricação e tecnologia envolvida na sua produção, são fabricados e/ou comercializados por um determinado conjunto de fornecedores;

4.7 Fabricante: é toda empresa fornecedora de materiais que, através de uma unidade fabril, é responsável pela fabricação, montagem e/ou integração do material fornecido à Petrobras;

4.8. Fornecedor: é toda empresa fornecedora de materiais à Petrobras, seja na condição de fabricante, distribuidor ou revendedor;

4.9 Material que requer qualificação técnica: é aquele cujo mau desempenho no processo industrial da PETROBRAS pode colocar em risco a segurança das pessoas, das instalações e/ou do meio ambiente ou então, determinado produto que, agregado ao processo industrial como insumo, pode comprometer a qualidade do produto final da Petrobras;

4.10 Não conformidade: não atendimento a um determinado requisito do Sistema de Gestão da Qualidade especificado;

4.11 Reparo: ação implementada sobre o material divergente, de modo que ele passe a satisfazer os requisitos de uso previstos, embora possa não atender aos requisitos originalmente especificados;

4.12 Retrabalho: ação implementada sobre o material divergente, de modo que ele atenda aos requisitos originalmente especificados;

4.13 Sistema de Gestão da Qualidade: estrutura organizacional, procedimentos, processos e recursos necessários para implementar a gestão da qualidade, com bases nas normas ISO série 9000;

4.14. Tipo de inspeção: estabelece o grau de participação da PETROBRAS ou de empresa por ela contratada, no acompanhamento do processo de fabricação do material. As inspeções dos tipos “A” ou “B” se caracterizam por serem uma inspeção final do produto acabado. A inspeção do tipo “C”, além do acompanhamento dos eventos finais do produto acabado, afere o processo fabril do fornecedor, estabelecendo pontos de espera ao longo da fabricação, a serem verificados pela inspeção.

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5. Responsabilidade

Cabe ao MATERIAIS/CDBS/ATF coordenar o ATD na Petrobras, atuando de forma articulada com as Unidades usuárias dos materiais e utilizando, sempre que necessário, outras Unidades que prestam serviços especializados nas atividades de engenharia, projeto, pesquisa, inspeção de fabricação, ensaios não destrutivos, etc.

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6. Abrangência do ATD

O ATD deve abranger somente as divergências que se enquadrem mutuamente nos seguintes casos:

• O material já tenha sido recebido formalmente pela Unidade requisitante ou usuária, estando em estoque, manutenção ou em operação;
• O material seja enquadrado em uma família de material que requer qualificação técnica;
• Independentemente do material estar em garantia, a divergência deve estar relacionada à inadequação de projeto ou ao não atendimento às condições técnicas contratuais;
• O Comunicado de Ocorrência de Divergência – COD Técnico tem de ser emitido em nome do fabricante principal do material. Este fabricante deve estar cadastrado (diretamente ou associado ao seu distribuidor) ou se cancelado do cadastro, possuir histórico de fornecimento para a Petrobras nos últimos 5 (cinco) anos.

Os casos que não se enquadrem acima dependerão de análise e aprovação da gerencial do MATERIAIS/CDBS/ATF, para seu tratamento como ATD.

Todos os casos que não possam ser enquadrados acima devem ser tratados como COD Comercial, conduzido pelas Unidades da Petrobras com a qual o fornecedor celebrou o contrato.

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7. Classificação das Divergências quanto ao Impacto Operacional da Falha - IOF

Todo COD emitido deve obrigatoriamente ser classificado quanto ao impacto operacional da falha – IOF.

O IOF é estabelecido através de um algoritmo que considera os seguintes fatores:

• Risco de agressão ao meio ambiente;
• Risco de acidentes pessoais;
• Perdas financeiras;
• Falha operacional.

O IOF reflete, através de sua classificação, as conseqüências econômicas, a indisponibilidade operacional e os riscos às instalações, ao meio ambiente e à segurança pessoal, causados pela divergência do material.

Periodicamente, à medida que o ATD evolua, o supervisor do COD deve, no seu decorrer, reavaliar a classificação quanto ao IOF, modificando-a sempre que fatos novos contribuam para essa alteração.

A classificação do COD quanto ao IOF irá influenciar as tomadas de decisões nas diversas etapas do ATD.

A matriz para determinação do IOF pode ser obtida pelos usuários internos da PETROBRAS, no Padrão PG 30 00003, acessado através do SINPEP- MATERIAIS.

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8. Etapas do ATD

O ATD relacionado a um COD Técnico compreende as seguintes etapas:

• Cadastramento do COD;
• Análise e implementação das disposições;
• Análise e implementação das ações corretivas;
• Encerramento do ATD.

8.1. Cadastramento do COD

*1 - As demais Unidades tomam conhecimento através do cadastramento do COD no SAP R3;
*2 - As Unidades tomam conhecimento através da alteração do tipo de inspeção para a família de material relacionada ao COD, no SAP R3 e, como conseqüência, através da mudança no CRCC do fabricante. Válido somente para os COD severo ou crítico;
*3- Válida, nesse estágio, somente para os COD críticos.

O COD deve ser emitido por qualquer uma das seguintes Unidades:

• Unidades de Negócio;
• Empreendimentos gerenciados pela Engenharia;
• Gerências de material, de logística ou de suprimento das Unidades
• Corporativas das Áreas de Negócio ou das Unidades de Serviço.

Mecanismos de emissão do COD Técnico:

• Emissão do COD diretamente através do SAP R3 (mecanismo preferencial);
• Formulário padrão do COD Técnico conforme Anexo I desta publicação;
• DIP ou mensagem de correio eletrônico, com os dados mínimos necessários para a abertura do COD Técnico no SAP R3.

Confirmação do ATD:

• Definição do Supervisor do ATD, pelo MATERIAIS/CDBS/ATF;
• Verificação das condições de abrangência do ATD;
• Complementação das informações necessárias ao cadastramento do COD;
• Cadastramento do COD no SAP R3;
• Confirmação do ATD junto a Unidade emissora.

Obs: O COD Técnico deve ser emitido em nome do fabricante principal do material. Entretanto, caso o fornecimento do material divergente tenha sido realizado por contrato em nome de terceiros (revendedor, distribuidor, etc.), a critério da gerência do MATERIAIS/CDBS/ATF poderá ser emitido outro COD em nome desse fornecedor, de modo que ambos sejam responsabilizados pelas ações decorrentes do ATD.

Aumento no rigor da inspeção de fabricação:

• Somente para COD classificado como severo ou crítico;
• Alteração automática no SAP R3;
• Revisão do CRCC do fabricante onde consta o novo tipo de inspeção.

Formalização do COD para o fabricante:

• Comunicação ao fabricante das divergências encontradas e demais informações necessárias;
• Solicitação de análise e implementação das disposições;
• Solicitação de análise das causas das divergências;
• Solicitação da definição das ações corretivas sistêmicas.

Análise de penalização do fabricante:

• A Supervisão do COD Técnico analisa previamente, em articulação com a Unidade emissora, a eventual necessidade de aplicação de penalidade no fabricante, em função da gravidade das divergências geradoras do COD.
• Fabricante é informado através de carta padrão e tem o direito de defesa;
• Eventualmente, como ação preventiva até a decisão sobre a aplicação da penalidade, o MATERIAIS/CDBS/ATF pode retirar do CRCC do fabricante as famílias relacionadas aos materiais divergentes, objeto do COD;
• Em caso positivo, a solicitação de penalização deve ser encaminhada pela gerência do MATERIAS/CDBS/ATF, via gerência do Cadastro de Fornecedores para análise e decisão do CFBS- Comitê de Fornecedores de Bens e Serviços.

Eventos que levam à análise da penalização do fabricante, em qualquer momento do ATD:

• Classificação do COD como crítico;
• Fabricante não efetua a disposição adequada;
• Resultado crítico da Avaliação Técnica de Fornecedores de Materiais-Atf realizada;
• Fabricante não implementa adequadamente o plano de ações corretivas proposto e aceito pela Petrobras;
• Fabricante não concorda com ressarcimento à Petrobras, comprovadamente decorrente das divergências do material.

8.2. Análise e Implementação das Disposições

*1 - Quando necessário, podem ser consultadas Unidades especializadas da Petrobras (ex: órgão de inspeção de fabricação, órgão do Centro de Pesquisas da Petrobras, etc.);
*2 - A Atf pode contar com a participação do Supervisor do COD, de representante da Unidade usuária do material ou de representante de Unidade especializada da Petrobras;

Análise da disposição proposta:

• Fabricante apresenta proposta de disposição;
• Proposta de disposição é analisada pela Unidade usuária do material, em conjunto com o Supervisor do COD;
• Se necessário, são consultadas Unidades especializadas da Petrobras.

Atf pode ser realizada para atendimento a uma ou mais das seguintes condições:

• Unidade usuária do material não aceitar a disposição proposta ou executada pelo fabricante;
• Fabricante efetuar disposição, mas não apresentar diagnóstico consistente de que a causa das divergências não foi decorrente de falha crítica em seu Sistema de Gestão da Qualidade;
• Disposição alterar a concepção de projeto ou do processo fabril, que precisam estar consistentes com o Sistema de Gestão da Qualidade do fabricante;
• Identificar as não conformidades no seu Sistema de Gestão da Qualidade, geradoras das causas das divergências;
• Verificar a implementação das ações corretivas efetuadas pelo fabricante, decorrentes de sua análise das causas das divergências ou do resultado da Atf realizada anteriormente.

A aceitação da disposição implementada pelo fabricante depende das seguintes condições:

• Não ocorrer queda significativa no rendimento ou performance do material ou da unidade operacional;
• Disposição não acarretar mudanças operacionais na unidade, que venham a agregar custos significativos;
• Não ocorrer redução significativa na vida útil do material.

8.3. Análise e Implementação das Ações Corretivas

*1 - Quando é realizada uma Atf , o auditor líder também participa da análise e aprovação do plano de ações corretivas;
*2 - Eventualmente, a Supervisão do COD pode contar com o apoio de Unidades especializadas da Petrobras ;
*3 - Quando é realizada uma Atf, o auditor líder também participa da monitoração e aceitação das ações corretivas implementadas.

O fabricante apresenta seu plano de ações corretivas, decorrente ao menos de uma das seguintes condições:

• Análise das causas das divergências;
• Como conseqüência de relatório da Auditoria Técnica de Fornecedores de Materiais - Atf realizada pela Petrobras.

Análise crítica da inspeção de fabricação efetuada:

• Supervisor do COD verifica se ocorreram inobservâncias dos procedimentos de planejamento e execução de inspeção de fabricação;
• Em caso positivo, analisa as causas e efetua as ações corretivas necessárias, em articulação com o órgão inspetor responsável.

A monitoração e aceitação das ações corretivas podem ser efetuadas através dos seguintes mecanismos:

• Verificação documental direta ou através de Unidade especialista;
• Verificação física (visual, dimensional, testemunho de testes, etc.) pelo Supervisor do COD ou através de Unidade especialista;
• Verificação física (visual, dimensional, testemunho de testes, etc.) pelo Supervisor do COD ou através de Unidade especialista;

8.4. Encerramento do ATD (COD Técnico)

*1 - Todas as demais Unidades que participaram do ATD são informadas do encerramento do ATD (COD Técnico).

O ATD somente é encerrado quando há concordância formal pela Gerência do MATERIAIS/CDBS/ATF e pela Unidade usuária do material.

Quando as únicas providências pendentes, para o encerramento do ATD, são a cobrança de eventuais ressarcimentos ou o cumprimento de penalidade definida pelo CFBS- Comitê de Fornecedores de Bens e Serviços, as mesmas são formalmente repassadas ao órgão responsável (órgão gerenciador de contratos da Unidade de Negócio onde o COD foi emitido ou órgão gerenciador do contrato diretamente relacionado ao ATD, permitindo o seu encerramento.

Caso a PETROBRAS considere que o fabricante não é responsável pelas divergências, o COD é cancelado, não ficando qualquer registro cadastral que desabone o fabricante com referência a esse COD. São também efetuadas articulações internas à Petrobras visando a correção sistêmica da não conformidade.

A Regularização da situação cadastral do fabricante é efetuada através das seguintes etapas:

A Regularização da situação cadastral do fabricante é efetuada através das seguintes etapas:

• Encerramento do ATD (COD Técnico) no SAP R3;
• Verificação, com a Unidade usuária do material ou com a gerência de contratos, se os eventuais ressarcimentos foram equacionados;
• Regularização cadastral, através:
• - do retorno da inspeção de fabricação à condição normal;
• - da regularização da qualificação técnica do fabricante e eventual emissão de CRCC;
• - do encerramento de eventuais penalizações preventivas.

Providências finais de encerramento do ATD:

• Formalização do encerramento do ATD perante o fabricante, com cópia para as Unidades da Petrobras envolvidas;
• Encaminhamento à Unidade usuária do material, do questionário de avaliação de desempenho do ATD.

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9. Disposições Finais

• O fabricante ao qual o COD está vinculado terá sempre pleno conhecimento de todo o andamento do ATD, sendo os seus direitos de esclarecimentos e de defesa preservados;
• Após o encerramento de cada ATD (COD Técnico), é encaminhado à Unidade usuária do material o formulário “Avaliação de Desempenho do ATD gerenciado pelo MATERIAIS/CDBS/ATF”. O principal objetivo desse formulário é subsidiar o órgão quanto aos resultados operacionais obtidos com a com a ação do ATD, bem como avaliar o seu desempenho como gerenciador dessa atividade. Anualmente é emitido pelo MATERIAIS//CDBS/ATF um relatório contendo o resultado dessa avaliação;
• A princípio, a ocorrência do COD não impede o fabricante de participar de licitações, a não ser que no decorrer do ATD sejam aplicadas ações preventivas ou penalidades. Entretanto, nas licitações por convite, a Unidade compradora tem plena liberdade de escolha dos licitantes que participarão dessa licitação, podendo a existência de COD influir nessa decisão, principalmente se a competitividade do processo for garantida.

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